Verifactu en clínicas dentales: fechas, obligaciones y cómo prepararte

Si llevas la gestión de una clínica dental en España, Verifactu es probablemente el cambio normativo del que más has oído hablar este año y sobre el que menos información clara has encontrado. La mayoría de lo que circula son o bien avisos alarmistas de proveedores que quieren venderte algo, o bien resúmenes tan genéricos que no te dicen qué tienes que hacer tú, en tu clínica, este trimestre.

Este artículo intenta lo contrario: explicar qué es Verifactu, cuándo te obliga exactamente según cómo esté constituida tu clínica, qué se le puede exigir a un software dental, y qué decisiones te tocan a ti. Al final cuento cómo lo hemos resuelto en Dently, pero el artículo sirve igual si acabas quedándote con el programa que ya tienes.

Qué es Verifactu, en una frase que se entienda

Verifactu es el nombre popular del sistema que obliga a que cada factura que emites deje un rastro que no se pueda modificar después.

Hasta ahora, un programa de facturación podía permitir borrar una factura, cambiarle la fecha o el importe y volver a imprimirla, y no quedaba huella. Eso es precisamente lo que la norma persigue: el llamado software de doble uso, el que lleva dos contabilidades. La respuesta del legislador no ha sido perseguir clínica por clínica, sino cambiar las reglas de los programas informáticos: si el software no permite hacer trampa, la trampa desaparece.

El mecanismo concreto es este: cada vez que emites una factura, el programa genera además un registro de facturación con los datos esenciales (quién emite, número, fecha, importe) y una huella digital calculada también a partir de la huella del registro anterior. Los registros quedan así encadenados, uno detrás de otro, como los eslabones de una cadena. Si alguien modifica una factura antigua, su huella deja de coincidir y toda la cadena a partir de ahí queda descuadrada. No es que sea difícil de falsificar: es que se nota.

Encima de eso se añaden dos elementos visibles: la factura lleva un código QR que permite a tu paciente (y a la Agencia Tributaria) cotejarla, y el sistema debe garantizar que la numeración es correlativa y sin saltos.

El marco legal, por si quieres citarlo o pasárselo a tu gestoría, es el Real Decreto 1007/2023 (modificado por el RD 254/2025), la Orden HAC/1177/2024 con las especificaciones técnicas, y el Real Decreto-ley 15/2025, que es el que fijó el calendario que verás en el siguiente apartado.

Las fechas reales, según cómo esté constituida tu clínica

Aquí es donde más confusión he visto, porque las fechas se han movido y mucho contenido publicado en 2025 sigue circulando con el calendario antiguo. Las fechas vigentes son estas:

• 1 de enero de 2027 — clínicas constituidas como sociedad (las que tributan por el Impuesto sobre Sociedades: una S.L., típicamente).
• 1 de julio de 2027 — el resto de contribuyentes: las clínicas cuya titularidad es de un autónomo, y también comunidades de bienes o sociedades civiles que no tributan por el Impuesto sobre Sociedades.
• Durante todo 2026 — la adopción es voluntaria. Ninguna clínica está obligada todavía.

Lo primero que tienes que hacer, entonces, no tiene nada que ver con software: es mirar cómo está constituida tu clínica. Si dudas, la respuesta la tiene tu gestoría en treinta segundos. Toda la planificación depende de esa fecha, y hay seis meses de diferencia entre un caso y otro.

Un matiz que conviene tener claro: en un grupo con varias sedes, lo que manda es la forma jurídica de cada sociedad o titular que emite las facturas, no el grupo en conjunto. Si tienes una sede a tu nombre como autónomo y otra en una S.L., son dos fechas distintas.

Quién es el obligado: tú, no tu proveedor de software

Este punto merece un apartado propio porque determina de quién es el problema.

El obligado tributario eres tú, la clínica que emite las facturas. La ley te exige facturar con un sistema que cumpla los requisitos, y las consecuencias de no hacerlo recaen sobre ti. No sirve como defensa que tu programa no estuviera preparado.

El proveedor del software tiene su propia obligación, distinta y paralela: debe fabricar un sistema que cumpla y debe emitir una declaración responsable que certifique que su programa se ajusta a lo que exige la norma. Y aquí hay un detalle que casi nadie cuenta y que a ti te conviene conocer: la obligación del fabricante de software no se aplazó a 2027. El calendario del RDL 15/2025 movió la fecha de los obligados tributarios, es decir, la tuya. La del productor del programa rige desde julio de 2025, con un régimen sancionador propio que llega hasta 150.000 € por ejercicio y por cada tipo de programa.

¿Por qué te importa esto a ti, que no fabricas software? Porque te da una pregunta muy concreta que hacerle a tu proveedor actual, y la respuesta te dice mucho:

¿Vais a entregarme la declaración responsable de vuestro sistema de facturación, y en qué fecha?

Un proveedor serio te responderá con una fecha. Uno que te conteste con vaguedades comerciales sobre estar “adaptándose a la normativa” te está diciendo, sin decirlo, que aún no lo tiene.

Las dos modalidades: enviar o conservar

La norma te deja elegir entre dos formas de cumplir, y conviene entender la diferencia porque cambia bastante tu día a día.

Modalidad Verifactu (remisión). El sistema envía los registros de facturación a la Agencia Tributaria según los vas emitiendo. A cambio de esa transparencia, tus obligaciones de conservación se relajan: la Agencia ya tiene los registros. Es la opción más cómoda para una clínica pequeña, porque delega el trabajo pesado en el programa.

Modalidad no verificable (conservación). El sistema no envía nada, pero entonces debe firmar electrónicamente los registros y conservarlos íntegros, disponibles para la Agencia Tributaria si algún día los pide. Más control aparente, más responsabilidad real sobre ti.

Para la inmensa mayoría de clínicas dentales, la primera opción es la razonable. La segunda tiene sentido en organizaciones con departamento fiscal propio y motivos concretos para no remitir en tiempo real.

Si eliges la modalidad de remisión y quieres que sea tu programa quien envíe, hay un trámite que hacer una sola vez: autorizar a tu proveedor ante la Agencia Tributaria. Es un apoderamiento, y aquí va un consejo práctico: debe limitarse a los trámites de sistemas de facturación. Ningún proveedor de software necesita un poder general sobre toda tu relación tributaria, y si alguno te lo pide, esa es la conversación que deberías tener con tu gestoría antes de firmar nada.

La exención sanitaria no te libra

Esta es la duda que más me llega de clínicas dentales, y merece una respuesta directa.

Buena parte de la odontología con finalidad sanitaria está exenta de impuestos indirectos en España (la exención del artículo 20.Uno.3º de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido), mientras que otros tratamientos con finalidad estética sí tributan. Muchas clínicas conviven con las dos situaciones en la misma agenda.

Verifactu no distingue. La exención determina si repercutes o no impuestos en la factura; no determina si tienes que emitirla ni con qué sistema. Una factura exenta sigue siendo una factura, y tiene que salir de un sistema que genere su registro encadenado como cualquier otra.

Dicho de otro modo: si tu clínica emite facturas —y las emite—, Verifactu te aplica en la fecha que te corresponda. Que la mayoría vayan sin impuestos repercutidos no cambia nada.

Tu plan, en cinco pasos y sin prisa

Todavía queda margen, y ese es justo el motivo para hacerlo con calma en lugar de en diciembre de 2026 con todo el sector llamando a la vez a los mismos proveedores.

1. Confirma tu fecha. Sociedad, 1 de enero de 2027. Autónomo, 1 de julio de 2027. Pregúntaselo a tu gestoría si tienes dudas.
2. Pregunta por escrito a tu software actual. Dos cosas: si emitirá registros de facturación y en qué versión, y si te entregará la declaración responsable. Guarda la respuesta.
3. Ordena tus series y tu numeración ahora. Si hoy tienes numeraciones que se reinician a mano, facturas anuladas borrándolas o varias series conviviendo sin criterio, arréglalo antes de la migración. Un sistema encadenado hereda el desorden que le entregues.
4. Decide la modalidad. Remisión a la Agencia Tributaria o conservación firmada. Para una clínica dental estándar, la primera.
5. Interioriza el cambio de hábito. Con Verifactu, una factura mal emitida no se borra: se rectifica. Es probablemente el único cambio que tu equipo de recepción va a notar de verdad en el día a día, y conviene contárselo antes y no el primer día.

Cómo lo hemos resuelto en Dently

Con las cartas boca arriba, porque en un tema así la transparencia vale más que la venta.

En Dently ya puedes emitir facturas a pacientes desde el mismo sitio donde tienes la agenda y la ficha clínica, sin volver a teclear los datos y partiendo del presupuesto que el paciente ya aceptó. Concretamente, hoy funciona lo siguiente:

• Cada factura emitida genera un registro encadenado mediante huella SHA-256, calculado dentro de la misma operación que emite la factura: o se emiten las dos cosas, o no se emite nada.
• La numeración es correlativa por serie y sin huecos, garantizada por la propia base de datos y no por una comprobación posterior.
• Si la clínica está en España, el PDF incluye el código QR de cotejo de la Agencia Tributaria y la leyenda correspondiente.
• Las correcciones se hacen con facturas rectificativas guiadas. No hay botón de borrar, por diseño.
• Existe una verificación de la cadena completa: recalcula todas las huellas y detecta cualquier registro alterado o secuencia rota.
• Las clínicas de fuera de España facturan con un perfil general, sin los elementos específicos españoles.

Y lo que todavía no está activado, dicho con la misma claridad: el envío automático de los registros a la Agencia Tributaria está construido pero apagado, a la espera de completar su validación contra el entorno de pruebas de la Agencia. Lo activaremos cuando esa validación esté cerrada, y lo mismo con la declaración responsable del sistema, que comunicaremos cuando esté firmada. Prefiero contarlo así a colgarme una etiqueta de cumplimiento que todavía no me corresponde: cualquiera puede escribir “cumple Verifactu” en una página web, y a ti eso no te sirve de nada el día que te lo pregunten.

Todo esto va incluido en la suscripción de 50 € al mes + impuestos, sin módulo aparte y sin coste por factura. No creo que se deba cobrar un extra por ayudarte a cumplir una obligación legal.

Si quieres ver cómo queda una factura real de tu clínica —con tu logo, tus series y tus tratamientos— puedes probarlo tú mismo 14 días gratis o agendar una demo de 20 minutos y lo revisamos sobre tu caso concreto, incluida la pregunta incómoda de qué hacer con el software que tienes hoy.

Y si al final te quedas con tu proveedor actual, al menos ya sabes exactamente qué preguntarle.

Este artículo es información general con fecha 27 de julio de 2026 y no sustituye al asesoramiento de tu gestoría o asesor fiscal. Las fechas y requisitos citados proceden del Real Decreto 1007/2023, la Orden HAC/1177/2024 y el Real Decreto-ley 15/2025; contrasta tu caso concreto antes de tomar decisiones.